Gestão do Tempo para Empresários: Guia Prático com 25 Dicas para Aumentar sua Produtividade

25 Dicas Práticas para você empresário tornar seu tempo de trabalho mais produtivo

Quantas vezes você empresário já se perguntou: “Como outros empresários conseguem realizar tantas atividades tendo o mesmo tempo que eu?” Eu já me questionei muito sobre isso e sou bastante interessado nesse assunto. Não me considero um dos melhores gerenciadores de tempo do mundo, mas posso dizer que como empresário melhorei bastante minhas habilidades de gestão do tempo nos últimos 20 anos empreendendo em empresas de diversos setores. Todos nós temos  as mesmas 24 horas no dia. Precisamos organizar nosso tempo da melhor forma para que dentro destas 24 horas podamos trabalhar, praticar exercícios, cuidar da mente, relaxar, dormir, socializar, cuidar da família e ainda ter momentos de lazer. E novamente,  tudo isto dentro das 24 horas.

Não podemos esquecer que nosso corpo e mente também precisam de descanso. Conheci muitos empresários bem-sucedidos que, por esquecerem de cuidar do corpo e da mente, infelizmente adoeceram e, afinal, perderam tudo o que construíram.

Três Fatores Essenciais da Gestão do Tempo

Na minha visão, existem três fatores que você deve considerar para gerir seu tempo de forma eficiente:

1. Organização do tempo
2. Execução e utilização inteligente do tempo (evitando desperdícios)
3. Tempos necessário para o processo de tomada de decisões

Neste artigo, vou focar no uso eficiente do tempo durante o trabalho para aumentar a sua  produtividade como empresário mencionando também a gestão do seu tempo pessoal, pois é muito difícil distinguirmos a sua  vida pessoal e profissional quando você é empresário. 

1. Organização do Tempo

Não há como organizar sua vida sem organizar suas atividades eficientemente. Todos temos tarefas diárias, semanais, mensais e esporádicas, e precisamos saber quanto tempo cada tarefa leva.
O ideal é sempre planejar quanto tempo você precisa para cada atividade e adicionar cada tarefa ao seu calendário com antecedência para evitar imprevistos.
Hoje, todos temos acesso a calendários digitais no celular — o desafio é utilizá-los!
Recomendo que você programe horários fixos de início para suas atividades.
Por exemplo, costumo reservar três blocos de 30 minutos para responder e-mails diariamente (manhã, pós-almoço e antes de encerrar o expediente). Crie rotinas: a repetição do hábito vai ajudar (e muito) a aumentar sua produtividade. É quase impossível ser mais produtivo sem rotina.

2. Execução e Uso Inteligente do Tempo

Após organizar sua agenda, é hora de executar e evitar desperdícios de tempo. Reduza trajetos desnecessários, otimize deslocamentos e minimize viagens longas entre compromissos.

Exemplo Prático:

• Escolha uma academia próxima a sua empresa ou sua casa ( especialmente se você trabalha remotamente ).
• Reúna compromissos parecidos num mesmo local/dia.

3. Processo de Tomada de Decisão

É essencial aprimorar seu processo decisório. Separe as decisões em três categorias:

• Repetitivas e de baixa importância: Decisões diárias e rotineiras (o que vestir para ir ao local de trabalho, definir o horário do almoço, definir o horário de responder e-mails). Automatize essas escolhas e evite gastar tempo escolhendo ou alterando as decisões.
• Gerenciais/Ocasional e de média importância: Estas decisões possuem média importância e geralmente não te causaram um prejuízo grande em caso de má escolha. ex: trocar fornecedor, aceitar convite social para um evento de networking , decidir visitar uma feira de negócios no seu setor. Tente decidir estas decisões dentro de 24 horas ( no mesmo dia ) , e evite respostas “talvez”. Uma vez que você responde sim ou não você resolve de vez a questão e não precisa voltar várias vezes para a mesma questão. A resposta “talvez” faz  com que você tenha que gastar mais tempo do que o suficiente diminuindo a sua produtividade.
• Estratégicas e de alta importância: Decisões de grande impacto e que podem causar um prejuízo grande em caso de má escolha. Exemplo : comprar uma empresa, adquirir um software novo que vai trocar toda a gestão da sua empresa, aceitar ou rejeitar  um  novo sócio. Essas decisões  merecem uma dedicação especial do seu tempo como empresário e você deve pensar repetidamente muitas vezes ( as vezes até mesmo 15 vezes ) antes de toma a decisão final. Você empresário também tem que descrever o  motivo pelo qual você tomou esta decisão e analisar todos os possíveis  cenários que poderão acontecer uma vez a decisão estara tomada. Não se esqueça do melhor e nem do pior cenário possível. Esteja sempre preparado para o pior cenário possível.

25 Dicas para você empresário melhorar sua gestão do tempo no trabalho

Segue abaixo algumas dicas que eu utilizo no meu dia a dia como empresário para melhorar minha administração do tempo :

1. Ambiente Organizado e Limpo: Mantenha poucos e não acumule papéis na sua mesa; organize os papéis sempre por nível de importância (Exemplo :à esquerda: importantes; à direita: menos importantes).Reserve 10 minutos no início do dia para organizar sua mesa. Evite objetos que podem te distrair. Você não percebe mas estes objetos podem tirar o seu foco ou te atrapalhar quando você precise se concentrar em alguma assunto importante.
2. Fique de Olho no Relógio: Observe as horas com frequência para não se perder nos compromissos.Se o relógio te distrae , deixe de usar o relógio e aplique o item 3 abaixo. Não adianta muito se você se organiza bem mas está sempre perdendo o horário ou esta sempre atrasado durante o dia.
3. Use Alarmes no Calendário ou celular: Programe lembretes automáticos ou alarmes no seu celular para te lembrar que o tempo que você reservou para aquela atividade específica terminou.
4. Cuidado com Muitos Post-its: Use post-its para recados rápidos e descarte logo. Cuidado para não se imundar de post-its e perder a organização das suas tarefas. Post-its são úteis mas podem te prejudicar se você não souber usá-los corretamente. É muito importante que você veja os post-its regularmente para limpar aqueles que já não são importantes ou relevantes.
5. Foque em Uma Tarefa por Vez: Evite alternar entre atividades e trabalhe em blocos (ex: B-B-B, A-A-A, F-F-F).
   • Exemplo: Reserve um bloco da manhã para contabilidade, a tarde para atendimento, e assim por diante.

Quando você tenta trabalhar multi-tasking pulando de atividade em atividade você não utiliza bem o seu tempo, você corre o risco de executar a atividade com menos qualidade ou defeituosa e ainda aumenta o seu nível de stress. 

6. Crie Modelos de E-mail e Mensagem: Economize tempo padronizando mensagens para perguntas  e situações recorrentes. Hoje em dia com as ferramentas de AI não temos mais desculpas para não termos as nossas mensagens padronizadas.
7. Prefira Ligar ao Invés de Trocar Muitos E-mails: Muitas vezes, uma ligação resolve em minutos o que demoraria horas ou dias  por e-mail ou mensagem instantânea como o whats up. Se você começou a trocar diversos e-mails sobre o mesmo assunto, proponha uma ligação e resolva o assunto imediatamente.
8. Tenha Horários para Marketing: Separe pelo menos uma hora diária para prospecção e relacionamento com clientes. No meu caso eu prefiro as manhãs porque eu estou com a cabeça livre e no meu momento de maior nível de creatividade.
9. Organize os Arquivos do Computador: Estruture pastas e apague arquivos desnecessários. Evite ter que gastar muito tempo procurando um arquivo no seu computador.
10. Evite Refeições Muito Longas: Limite o tempo para cada refeição, exceto em ocasiões especiais. No meu caso eu prefiro comer em 30/45  minutos.
11. Otimize o Tempo das Reuniões: Prepare pautas, envie antecipadamente e não hesite em remarcar se o preparo faltar. Se não for necessário uma reunião não faça. Desta forma você evitará perder seu tempo e de todos os outros participantes.
12. E-mails e Ligações em Blocos: Reserve horários específicos para responder e-mails. No meu caso eu separou  bloco de 30 minutos para responder emails ( 3 vezes ao dia ) e blocos de 30 minutos para fazer as minhas chamadas ( 3 vezes ao dia )
13. Registre Ideias Rapidamente: Use o celular para anotar insights que surgem fora do ambiente de trabalho.Uma vez por semana veja as idéias que você tomou nota. Pode ser que tenha uma idéia super interessante que pode mudar o rumo do seu negócio.
14. Atenção a “Ladrões de Tempo”: Analise quem consome seu tempo sem retorno e evite pessoas negativas. Sempre escolha pessoas com energia positiva para estar com você. Você deve estar rodeado de pessoas que te puxam para frente e não para trás. 
15. Não Faça Outros Perderem Tempo: Seja respeitoso com o tempo alheio, cumpra o que prometer e seja direto nas respostas. As pessoas que sabem o quanto valem o  precioso tempo delas não querem perder o tempo delas com outras pessoas que não dão o mesmo valor para o tempo delas.
16. Separe Tempo para Ajudar: Dedique-se a apoiar colegas e transmitir mensagens positivas. Fazendo isto idealmente você aumentará a produtividade delas mas em contrapartida elas também aumentarão a sua produtividade quando te ajudarem. Evite estar rodeada de pessoas que somente você tem que contribuir e elas não te retribuem  com nada. Você deve sempre escolher pessoas que sabem dar e receber para estarem ao seu lado.
17. Implemente um Sistema de Calendário Integrado: Utilize soluções como o Outlook para organizar o dia a dia.

18. Controle o Uso das Redes Sociais: Reserve horários específicos e pergunte-se sobre o real benefício antes de acessar as redes sociais. É muito importante  que você explore as redes sociais não somente para socializar mas também como ferramenta de trabalho e exploração de conteúdo. Se você precisa de ajuda para se organizar ative temporizadores de aplicativos no celular.
19. Considere Contratar um Assistente Pessoal: Se o volume de trabalho crescer muito, considere contratar uma assistente pessoal e terceirize rotinas administrativas.
20. Busque Melhoria Contínua: Sempre procure maneiras de melhorar seu uso do tempo; revise e ajuste sua rotina periodicamente.
21. Implemente a regra 80/20: Identifique os 20% de suas tarefas que geram 80% de seus resultados e priorize-os. Cuida para não cair na armadilha de utilizar seu tempo com tarefas que não são as mais importantes para atingir os seus objetivos.
22. Reflita regularmente: reserve um tempo para refletir sobre seu progresso e ajustar suas estratégias conforme necessário. Hoje em dia muitas pessoas estão viciadas em estar conectadas e sentem dificuldade em dar um tempo de descando para a mente refletir sobre o que está realmente acontecendo. Crie o hábito de se desconectar mesmo que você tenha que tirar um tempo de descanso fora do trabalho para você refletir sobre suas metas.
23. Aprenda a dizer não: recuse educadamente tarefas ou oportunidades que não se alinham com suas prioridades. Se você disser sim para tudo, voce nunca conseguirá atingir o seu objetivo.  Ultimamente eu tenho respondido 100 não(s) para cada 1 sim .
24. Delegue tarefas: capacite outras pessoas delegando tarefas que elas podem realizar, liberando seu tempo. Esta será a única forma da sua empresa crescer organizadamente. Não espere que estas pessoal façam as tarefas com a mesma qualidade que você mas estabeleça níveis mínimos aceitáveis de execução.
25. Estabeleça metas realistas: estabeleça metas alcançáveis para evitar sobrecarga e frustração. Cuidado para não cair na história de que você precisa pensar 20 vezes maior para atingir as suas metas. Eu prefiro escolher metas que possam ser atingidas do que metas que estão fora da realidade.

Melhorar a gestão do tempo é um processo contínuo, que exige disciplina, organização e adaptações constantes. Use as ferramentas tecnológicas a seu favor, seja estratégico nas decisões, foque no que realmente importa e lembre-se: seu tempo é seu principal recurso.

Agora, coloque este conhecimento em prática: escolha três dicas desta lista para implementar ainda esta semana.
No final da semana, avalie como foi seu progresso e ajuste suas estratégias para atingir resultados ainda melhores!