A diferença entre resolver o que importa e o que não importa pode definir o sucesso e o fracasso do seu negócio. 

Todo empresário já passou por esta situação: você recebe uma cobrança de £1.500, um fornecedor que atrasou uma entrega, um cliente que reclama de um detalhe insignificante. E de repente, você percebe que passou a manhã inteira resolvendo essas “emergências” enquanto a estratégia da empresa ficou para depois.

O problema é que muitos empresários nunca aprendem a diferença entre o que é urgente e importante e urgente mais não é realmente importante. E essa confusão pode afetar a sua empresa até mais do que a concorrência. Em alguns casos pode até mesmo levar a sua empresa a falência.

O Empresário que Virou Bombeiro

Conheci um empresário que fatura mais de £2 milhões por ano. Sua empresa vai bem, tem clientes estabelecidos, fluxo de caixa positivo. Mas ele passa o dia inteiro apagando incêndios. Situações como uma cobrança aqui, uma reclamação ali fazem parte da sua rotina diária.

Quando perguntei quando foi a última vez que ele fez uma análise financeira dos últimos seis meses, a resposta dele foi: “Não tive tempo”. Como assim não teve tempo? Porque passou a semana toda brigando por £1.500 com um fornecedor.

É matemática simples: se você fatura por exemplo £1 milhão por ano e gasta 20 horas brigando por £1.500, está valorizando seu tempo em £75 por hora.Será que não seria melhor usar essas 20 horas para conquistar um cliente de £10.000?

A Armadilha dos Quadrantes

Muita gente conhece a matriz dos quatro quadrantes: importante/urgente, importante/não urgente, não importante/urgente, não importante/não urgente. O problema é que conhecer a teoria é diferente de aplicar na prática.

O empresário que não consegue se organizar naturalmente acaba vivendo no quadrante “não importante/urgente”. São as coisas que geralmente tira. a sua atencão. Aquelas que chegam por email com “URGENTE” no assunto ou que tocam o seu  telefone sem parar.

Enquanto isso, as coisas realmente importantes como definir a estratégia da empresa, analisar o mercado, desenvolver novos produtos – ficam sempre para depois. Afinal de contas, ás vezes  ninguém está cobrando essas tarefas importantes com a mesma intensidade que uma tarefa não importante. 

O Custo Real da Desorganização

Segundo estudos recentes, 82% das pequenas empresas falham devido a problemas de fluxo de caixa que poderiam ser evitados com melhor gestão. E a desorganização do empresário está diretamente ligada a esses problemas.

Quando você não seleciona realmente o que é  o importante acontecem várias coisas ruins:

• Decisões atrasadas: Você fica tão ocupado com pequenos problemas que não toma decisões estratégicas no momento certo.

• Oportunidades perdidas: Enquanto você briga por £1.500, um concorrente está fechando o contrato de £50.000.

• Estresse desnecessário: Resolver 20 problemas pequenos gera mais ansiedade que resolver 3 grandes.

• Equipe desorganizada: Sua desorganização contamina toda a sua empresa.

A Matemática da Organização

Vou dar um exemplo prático. Imagine que você identifica um problema que pode te custar £5.000. Você tem duas opções:

Opção A: Resolver pessoalmente, gastando 40 horas do seu tempo brigando, negociando, correndo atrás de documentos.

Opção B: Pegar £5,000 do caixa, resolver o problema imediatamente, e usar essas 40 horas para trabalhar na estratégia ou nas vendas da empresa.

Qual faz mais sentido? Se em 40 horas você conseguir fechar um cliente de £10.000, a segunda opção foi £5,000 melhor que a primeira.

Muitas vezes é melhor resolver rapidamente um problema  e focar no que gera resultado.

Como Sair da Armadilha

A solução não é complexa, mas exige disciplina:

1. Separe o Joio do Trigo

Toda segunda-feira, faça uma lista de tudo que precisa resolver. Divida em duas colunas: “Pode Terceirizar” e “Só Eu Resolvo”.

Regra simples ( Exemplo ): Se você produz £ 100+ por hora é melhor você terceirizar a coluna “Pode Terceirizar”  para alguém que  ganha £15-20 por hora qualquer tarefa que custe menos do que £ 100+ por hora.

2. Contrate um Administrador (Mesmo Part-time)

Na minha opinião , nos negócios tradicionais a primeira contratação de qualquer empresa deveria ser um administrador. Não precisa ser full-time no início. Pode ser alguém que trabalhe 15-20 horas por semana resolvendo:

• Conta a pagar e receber
• Follow-up com clientes
• Organização de documentos
• Pequenas négociações
• Agendamentos e ligações

Se você paga £1.500 por mês para um administrador e isso te libera 40 horas para focar em vendas/estratégia, qual é o retorno desse investimento?

3. Aprenda a Calcular o ROI do Seu Tempo

Antes de se envolver em qualquer problema, pergunte: “Quanto vale minha hora?” Se você quer tirar £100.000 por ano trabalhando 50 horas por semana, sua hora vale £40.

Agora olhe o problema: vale 10 horas de £40 cada (£400 total) para resolver algo de £1.500? Talvez sim. Para resolver algo de £150? Definitivamente não.

O Reflexo da Vida Pessoal

Aqui vai uma verdade incômoda: a organização da empresa é reflexo direto da organização pessoal do empresário.

Se na sua vida pessoal você:

• Sempre chega atrasado
• Esquece de pagar contas
• Deixa cartas importantes sem abrir
• Não consegue manter a casa organizada

Sua empresa provavelmente vai ter os mesmos problemas. É difícil ser organizado no trabalho quando você é bagunçado em casa.

A boa notícia é que isso pode ser mudado. Mas exige autoconhecimento e vontade de melhorar.

O Autoconhecimento como Ferramenta

O primeiro passo para resolver a desorganização é admitir que ela existe. Faça estas perguntas para si mesmo:

• Quantas horas por semana gasto com problemas menores de £1.000?
• Quando foi a última vez que dediquei um dia inteiro à estratégia?
• O que meus funcionários/família diriam sobre minha organização?
• Que tarefas eu poderia terceirizar amanhã mesmo?

Se as respostas forem desconfortáveis, você achou o problema.

Feedback dos Outros

Uma técnica poderosa é pedir feedback honesto para quem trabalha com você. Eu faço isso regularmente: ligo para minha assistente Marcia e pergunto o que preciso melhorar, onde estou perdendo tempo, que decisões estou atrasando.

É desconfortável? Sim. É eficaz? Extremamente.

Peça também para sócios, funcionários chave, até para a sua família. Às vezes o problema é óbvio para todo mundo, menos para você.

A Decisão que Mudou Tudo

Conheci um empresário que revolucionou a empresa com uma regra simples: “Qualquer problema abaixo de £2.000, minha assistente resolve. ” 

Resultado? Ele passou de trabalhar 70 horas por semana para 45, o faturamento aumentou 40% no ano seguinte, e o nível de estresse despencou.

A diferença não foi contratar mais gente mas sim definir claramente o que era (e não era) responsabilidade dele.

Implementação Prática

Semana que vem, tente este exercício:

Segunda a quarta: Anote tudo que você faz e quanto tempo leva. Literalmente tudo : desde responder email até reuniões.

Quinta: Revise a lista e marque com cores: 

Verde: Só eu posso fazer ,  Amarelo: Prefiro fazer, mas outros poderiam e Vermelho: Qualquer um poderia fazer

Sexta: Some o tempo gasto em cada cor. Se mais de 30% for vermelho, você tem um problema grave de priorização.

O Custo da Inação

Dados mostram que empresários que não reinvestem em organização têm 3 vezes mais chance de falir nos primeiros 5 anos. O motivo? Quando a empresa cresce, os problemas se multiplicam exponencialmente.

Se com £100.000 de faturamento anual você já se sente sobrecarregado, imagine com £1 milhão. Os problemas não crescem linearmente quando a sua empresa cresce. Eles explodem exponencialmente.

Na minha opinião é fundamental reinvestir na organização da sua empresa o mais cedo possível. Quanto mais tarde você deixar para reinvestir na sua empresa, mais difícil fica.

Conclusão: Foco no que realmente é importante do seu negócio

Quando você aprende a focar no que realmente é importante do seu negócio ( e terceirizar o que não é importante ) , três coisas acontecem:

Primeiro, sua produtividade explode : você consegue fazer em 4 horas o que antes levava 8.

Segundo, seu estresse diminui drasticamente :resolver 3 problemas importantes gera menos ansiedade que 20 problemas irrelevantes.

Terceiro, sua empresa cresce de forma sustentável : você finalmente tem tempo para trabalhar na estratégia, não só na operação.

Lembre-se: o objetivo não é trabalhar mais. É trabalhar certo. E trabalhar certo significa focar sua energia limitada nos problemas que realmente importam para o futuro da sua empresa.